פורסם לראשונה באתר הראש הדיגיטלי.
“התרבות אוכלת את האסטרטגיה לארוחת הבוקר” – אותו ביטוי מפורסם של פיטר דרוקר מציב מראה בהירה מול האתגרים בהם אנו נתקלים בכל פעם שמנסים לבצע תהליך של טרנספורמציה דיגיטלית בארגון. קל וחומר במצב בו הסגר, שנכפה על החברות והעובדים בעקבות מגפת הקורונה מאיץ את תהליכי השינוי והופך למהפכה כפויה של ממש, ומיידית!.
תקופה ייחודית זו, מאיצה מאוד תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית, פשוט כי אין ברירה אחרת. פגישות מתבצעות ב”זום”; מערכת ניהול משימות גלובלית, המאפשרת שיתוף ותעדוף, מחליפה את הפתקים, האקסלים המקומיים ושיחות המסדרון; החיבור לנתוני הארגון מחייב סביבה משותפת, ועוד.
תהליכי טרנספורמציה דיגיטלית שבמצב רגיל לוקח להטמיע במשך 18 חודשים, הופכים לשגרה ארגונית תוך שבועות בודדים.
אחת ההזדמנויות לבצע שינוי כזה בהצלחה, היא באמצעות הכנסה מהירה של כלים טרנספורמטיביים, המסייעים לתפעול שוטף ולניהול הארגון בתקופה כזו.
כלים טרנספורמטיביים, הם אותם כלים דיגיטליים, שקל מאוד לנסות אותם, להשפיע באמצעותם על האנשים בתוך הארגון, ולגרום להם להתחבר לטרנספורמציה הדיגיטלית על ידי הוספת ערך אישי ועסקי מהיר. יתרון נוסף שלהם – הם מאפשרים, בין היתר, עבודה מרחוק (“מהבית”) ומקלים על המשך ניהול הארגון ושמירה על תקשורת ניהולית בסביבה עתירת שינויים ואי ודאות.
Tom Fishburne. (c) Marketoonist.com
השימוש בכלים כאלו, וסט ההתנהגות החדש הנלווה אליהם (פגישות מקוונות, שיתוף מסמכים בענן, היעדר תקשורת מילולית לא דיגיטלית…) מייצר תהליך מואץ וכפוי של “תירבות” (Acculturation) כאשר העובדים עוברים לסביבה חדשה ולא מוכרת בה נדרש מהם ללמוד ולהתרגל לסט חדש של כלים והתנהגויות שלא היו רגילים להשתמש בהם בעבר.
הדבר דומה במקצת ל”Relocation” – מעבר למדינה זרה. אם ניקח מקרה קיצוני יחסית, נניח מעבר שכזה ממדינה מערבית (למשל ישראל) ליפן. מנהגים, תרבות, הרגלים – הכל משתנה ובבת אחת: פתאום צריכים לדבר יפנית בעבודה ובבית הספר, להסתגל לאוכל מסוג אחר, ולא רק התפריט, גם אופן האכילה ישתנה בצורה קיצונית וללא פשרות (אין מזלגות כלל, רק מקלות אכילה). מדובר על תהליך שעלול להיות ממושך ומתסכל, וכל אחד שעובר אותו מתמודד עימו בצורה שונה.
קשה מאוד “להתכונן” לאירוע כזה. אנשים מתכוננים ל “relocation” תקופה ארוכה. לומדים שפה, מנהגים, נעזרים בפסיכולוג, שנפגש עם הילדים פעמיים בשבוע כדי להכינם למעבר ועוד.
אבל — מסתבר שדווקא במקרים בהם השינוי נכפה מיידית, ללא הכנה מוקדמת, סיכויי ההצלחה גבוהים יותר. האנשים “נזרקים למים” ולומדים לשחות / לשרוד…
מן הסתם, מכיון שהרגלים והתנהגויות של אוכלוסייה מתפלגים לפי כללי ההתפלגות הנורמלית, נצפה שגם בתהליך האימוץ של הכלים הטרנספורמטיביים נמצא אופנים שונים של הסתגלות.
ה-Innovators – אותם “גיקים” חובבי טכנולוגיה, שמדברים בינארית כשפת אם ומפתחים אפליקציות לארוחת בוקר…הם פותחים את העקומה משמאל והם אלו שממהרים לאמץ ובקלות כל דבר חדש.
לעומתם ה-Laggards, ה”נגררים” – הם לא יתחברו לתהליך. לרוב, הם אנשים מבוגרים, הרצון שלהם ללמוד משהו חדש מתועדף מאוד נמוך ואין להם “חשק” לזה, ככל הנראה הם גם מתקשים בשפה האנגלית… הם אלו שיתקשו לעמוד בקצב ולהסתגל לשיטות העבודה החדשות.
ה-Early Adopters הם הקבוצה המעניינת והרלוונטית ביותר לתהליך זה. האנשים בקבוצה זו מוכנים להקדיש זמן ואנרגיה כדי ללמוד ולאפשר לארגון להמשיך ולתפקד למרות מגבלות הריחוק החברתי.
השאלה המרכזית היא כיצד תסתגל לשינוי האוכלוסייה העיקרית בארגון, קבוצות ה-Early Majority וה- Late Majority, ונשאלת השאלה כיצד רותמים אותם לתהליך?
המאפיין את שתי הקבוצות הללו שהם אינם ממהרים לאמץ את השינויים, והם בדרך כלל “יושבים על הגדר”, מחכים לראות אם השינויים החדשים “יתפסו”.
ההנחה הרווחת, לאור מחקרים רבים היא, שנדרשת מסה קריטית של כ- 20% אימוץ ראשוני ומהיר של כלים אלו בקרב אוכלוסיית הארגון, ובצירוף תמיכה כמובן של ההנהלה הבכירה בתהליך, כדי שההטמעה תחלחל לקבוצות העובדים הנ”ל.
ולכן – הדגש העיקרי בתהליך הטרנספורמציה יהיה לאו דווקא על האוכלוסייה העיקרית בארגון, אלא הפעלת משקל רב וריכוז מאמץ בקרב האוכלוסיות החזקות (Innovators and Early Adopters). לאחר הגעה של מסה קריטית של משתמשים (סביב 20% בדרך כלל), המסר התת הכרתי, שיש בכלים האלו ערך משמעותי לאפקטיביות בעבודה השוטפת, יחלחל, וכל שאר העובדים יאמצו בסופו של דבר אף הם את הכלים הללו, כחלק אינטגרלי מסביבת העבודה שלהם, בוודאי בעידן הנוכחי.
יש מגוון רחב של כלים טרנספורמטיביים, ואת מקצתם נסקור בהמשך. הבחירה בכלים המתאימים היא פונקציה של התאמה מיטבית למשימות השונות של הארגון, אך לא פחות חשוב לבחור בכלים בעלי תכונות שיסייעו להטמעה מוצלחת.
התכונה הראשונה – Easy Start, Easy Glide, Auto Backup, Easy Out
התחלה קלה. ככל הנראה, מדובר בדבר החשוב ביותר בהפעלה ראשונית של כלי טרנספורמטיבי. נרצה להתחיל להתנסות בטכנולוגיה, לחוש אותה מבלי לדאוג לעיסוקים נילווים מיותרים כמו הכנת גיבויים, התקנות מרובות וכד’. אם בסופו של דבר החלטנו שלא להמשיך איתה, גם נרצה להפסיק את השימוש בקלות.
התכונה השנייה – One Stop Shop
אין דבר מעצבן יותר מכלי טכנולוגי שצריך לחפש לו כל הזמן תוספים והתקנות בכל מיני מקומות. ריכוז כל היכולות של הטכנולוגיה במקום אחד היא תנאי בסיסי לבחירת הכלי המתאים.
התכונה השלישית – תמיכה אונליין 24/7 Online Support
נרצה תמיכה מהירה, כאן ועכשיו. זה אומר Chat Online משולב של בוט-ים ומענה אנושי, בלחיצת כפתור. ולא יזיק גם קהילה תומכת בפייסבוק, Quara וכו’, בה ניתן לשאול שאלות ולקבל תשובות מבוססות חכמת ההמונים.
התכונה הרביעית – Free Plugins/addons
אם אנחנו צריכים תכונה מסויימת במוצר – מישהו נזקק לה לפנינו ופיתח תוסף מתאים.
“חנות” או מאגר של אפליקציות ותוספים (מרביתם בחינם ומבוססי רייטינג), ישלימו לנו את כל מה שצריך.
התכונה החמישית – Easy Connectors to other systems
נאמר זאת כך – אין שום משמעות לכלי טכנולוגי אם הוא לא מתממשק לכלים אחרים שכבר קיימים בארגון. חיבור ואינטגרציות בין הכלים השונים, תהליכי Workflow חובקי טכנולוגיות ואוטומציות מובנות יסייעו מאוד להשרשתו של המוצר בקרב משתמשי הארגון.
התכונה השישית – Self Maintenance with Zero Code
אם נדרשת כתיבת קוד כדי להשתמש בכלי – יש לנו בעייה. כתיבת קוד אורכת זמן יקר ובדרך כלל מכניסה “באגים”. בנוסף, היא מקשה על תהליכי שדרוג לגירסאות עתידיות וגם מאלצת את הארגון לשלב בצוות ההטמעה עובדי פיתוח, המהווים משאב יקר יחסית.
התכונה השביעית – Value Cost and Only Per Use
במילה אחת – סקלביליות (יכולת הרחבה). נרצה להתחיל את התהליך בחינם, להתנסות ולשלם בהתאם לערך שאנו מקבלים מהכלי בכל רגע נתון. לא השתמשתי = לא שילמתי. התשלום חייב להיות פרופורציונלי לערך המתקבל. תם עידן תשלום הרשיונות על כל האופציות ל 5 שנים מראש.
בחרנו כאן, על קצה המזלג, חמישה כלים שאנחנו אוהבים במיוחד:
1. לעבודת צוות – G-Suite
מערכת כלים לעבודה משותפת הכוללת אימיילים (בדומיין ארגוני), שיתוף מסמכים Online, כלי ניהול, אבטחה, יומנים משותפים, נפח אחסון כמעט בלתי מוגבל מבוסס ענן ועוד.
2. לדעת לעצב, בלי לדעת לעצב – Canva
מדובר בפלטפורמה ליצירת תוכן גרפי, הכוללת תבניות מובנות כמעט לכל נושא (כרטיסי ביקור, מצגות, כרזות וכו’), שמאפשרות יצירת תוצר מרהיב, בלי מאמץ ובלי צורך בידע מקצועי בעיצוב גרפי. והתוצר – פלא של ממש.
3. לשיחות וידאו – ZOOM
המלך הבלתי מעורער של עידן הקורונה והעבודה מהבית. כלי נוח במיוחד לעבודה, מאפשר שיחות 1×1 חינם, ללא הגבלה ושיחות מרובות משתתפים עד 40 דקות בחינם, וזמן נוסף בתשלום סמלי. הכלי מציג איכות שימוש ללא פשרות, ללא השהייה (Delay) בשיחה, אפשרות של הוספת רקעים וירטואלים ואף איפור מובנה… אני למשל בחרתי פילטר של “דוגמן” וחושש מהיום בו הסגר יגמר ואנשים יגלו איך אני נראה באמת…
4. לניהול משימות – Monday.com
פלטפורמה עם תבניות מובנות לניהול תהליכים ומשימות בארגון, המאפשרת לכל חברה לבנות סביבת עבודה מותאמת אישית לצוותים, פרויקטים, תהליכים ועוד. מדובר בתוכנת אקסל “על סטרואידים” לניהול ושליטה על משימות בארגון.
5. לבניית אתרי אינטרנט חיצוניים ופנימיים – WordPress.com
פלטפורמה לבניית אתרי אינטרנט, עם כלים מובנים, עשרות אלפי תוספים בחינם, כוללת אינטגרציה פשוטה עם סביבות העבודה שכבר קיימות בארגון, ללא צורך בשימוש בקוד, ועם טיפול אוטומטי בכל הנוגע להתקנות, גיבויים, אבטחה ועוד. אם אין לכם בארגון פורטל ארגוני, זו הזדמנות מצויינת להקים אחד כזה לתקשורת פנים ארגונית מבוססת wordpress.
הסגר הקורונה שנכפה על ארגונים רבים מהווה הזדמנות להאצת תהליכי שינוי וביצוע טרנספורמציה דיגיטלית בארגון. יש לזכור כי תהליך התירבות (Acculturation) הינו תהליך עדין ומורכב, ויש למקד מאמצים נכונים כדי לשפר את סיכויי ההצלחה, גם במהלך המשבר וגם כהכנה ליום שאחרי.
הבסיס להצלחה הוא התחברות לאותם קבוצת ה- Early Adopters בארגון, ולהצלחה לרתום במהירות היקף של כ- 18-20% מהעובדים, שישמשו כסוכני השינוי בארגון, להמשך הצלחת התהליך. אחד הכלים ליצירת מצב כזה הוא באמצעות כלים טרנספורמטיביים. יש בנמצא מגוון גדול והסוד הוא לבחור את הנכונים והמתאימים עבור כל ארגון.
המשבר הנוכחי של פנדמיית הקורונה כפה על כולנו את התהליך הזה, ריחוק חברתי ועבודה מהבית שנשענת על כלים דיגיטליים. ככל שיותר עובדים יאמצו במהירות את שיטות העבודה החדשות, כך יוכל הארגון להמשיך ולהתנהל בצורה אופטימלית (לעיתים אפילו טוב יותר מלפני המשבר). לכלים הטרנספורמטיביים יש חלק גדול בהטמעה מוצלחת של מהלך כזה… ומכאן השמיים הם הגבול.
בריאות לכולם!
כשאומרים שהבינה המלאכותית היא תשתית של מהפיכה מתכוונים למשל לזה.
הפעם חיברו את התשתית הזו לעולם הדיבוב, בתרגום ועריכת הוידאו.
הכלי Rask.ai מקבל כקלט וידאו בשפה אחת, ומחזיר אותו מדובב, מתורגם, עם שמירה על מאפייני הקול, ומתוזמן בצורה מושלמת,
במינימום: GPT-4 ו Bard בצורה נקייה. זה אומר לתרגל כתיבת Prompts. אפשר לעשות עם זה המון!
להכיר כלים נוספים לפי העניין: למשל לייצר מצגות וכו'
להכיר ולעבוד עם Chrome Plugins שמקלים על העבודה
להתחיל לראות את השלב הבא – של החיבור של חנות הפלאגינים של GPT ושל ה Web browsing.
כדי ליצור מנגנון מכתיבה לדיבור משתמש בבינה מלאכותית, נדרשים שלושה רכיבים עיקריים: רכיב הבנת הטקסט, רכיב התכנון ורכיב היישום. הבשלת הטכנולוגיות מביאה לתוצאות מדהימות ממש. בדקתי עשרות פתרונות מוצעים והמנצח הוא… גוגל!